デジタルデータの整理で押さえておきたい４つの技
デジタル整理やっていますか？デジタルデータは実際に物が増えるわけではないのでついついデータが増えちゃいますよね。
しかし、いざ仕事やプライベートでも取り出したい時に取り出せないとイライラしちゃいますし、データが散らかっているとなんだか気持ちもスッキリしないですよね。
そこで、データ整理について私が管理しやすかった方法をいくつか紹介します。
スマホ・パソコン本体
使っていないアプリ残ったままになっていませんか？使わないで眠っているアプリは削除しちゃいましょう。使う時にまたダウンロードできますし、毎回Appに更新表示出るのも煩わしいですしね。
また、同じ系統のアプリであればフォルダ分けをした方がアプリをみつけやすくなります。
パソコンもスマホと同じです。よくあるのがデスクトップ上にファイルがびっしりと並べられているケース。本当にファイル見てるのかな？ とも思いますが、おそらく二度と見る事のないファイルも並んでいるのではないかと思います。
不要なファイルは削除し、必要な物はファイル名を統一。しっかり管理しましょう。
例えばファイル名の付け方一例です。
- 20170101_Aプロジェクト_1
- 20170203_Aプロジェクト_2
日付とファイルタイトルを統一すれば、いつ作ってなんの書類なのか？という事がわかりやすく整理できます。
メール
メールは基本的にインボックスゼロがおすすめ。インボックスゼロとは、受信メールのBOXを空にする事です。来たメールは基本的にその場で処理。メールを保留したい場合は専用のフォルダを作り、処理した後のメールは処理済みフォルダや削除すれば不要なメールを管理する必要もありません。大事なメールも不要なメールに埋もれる事もありません。DMメールや毎回目を通しても見ていないメールがある様であれば、メルマガの配信停止（大体はメール本文の中に配信停止のURLがあります）や配信停止が難しければ、フィルターを使って自動的に削除する事をおすすめします。
写真
写真は基本的にスマホで撮影する事が多いと思います。写真についてはiPhoneやAndroid携帯でも使えるgoogle フォトのアプリがおすすめです。撮影しても基本的に自動的にクラウドへアップロードしてくれますので、毎回バックアップを取る為にファイルを移動したりする手間も省けます。
詳しい使い方についてはこちらをご覧ください。
紙媒体
デジタルではありませんが、紙媒体もデジタルにすると部屋の中が綺麗になりますよ。不要な紙は捨ててよしですが、今後必要そうな紙媒体はスキャンしましょう。
私はAppでこれを使っています。
また、書類が多く上級者になるとScansnapがおすすめ。本体もコンパクトで収納に困らず、パソコンとScansnapを接続すると紙書類をバンバンとスキャンしPDF書類としてパソコン上で管理できますよ。データ化すると、外出先でもみる事もできますし書類を探すのが楽ですね。
まとめ
不要なデータは削除し、必要なデータは然るべき場所に自分のルールを決めて整理する事をおすすめしますのでぜひ参考にしてみてください。
